賃貸管理会社の変更方法

Flow 賃貸管理会社を変更する
手続きと流れ

管理会社変更の具体的な流れをステップごとに解説します。

現状の問題点と要望の整理

現在の管理会社に対する不満や課題を明確にしましょう。管理費の高さ・サービスの質・入居者対応の遅さなど、問題点を洗い出し、次の管理会社への要望・要件をリストアップしておきます。

新しい賃貸管理会社を探す

理想の条件に合った管理会社を探します。複数の会社に見積りを依頼し、料金やサービス内容を比較しましょう。また、過去の実績や口コミも確認し、信頼できる会社を選ぶことが重要です。

解約通知書の送付

現在の管理会社に対して、契約解除の意思を伝えるために解約通知書を送ります。解約通知の期限は契約書に記載されていますので、期限内に余裕を持って手続きを行えるようにしましょう。

新しい管理会社と契約締結

新しい管理会社を選定したら、契約を締結します。契約内容をしっかり確認し、不明な点があれば納得できるまで説明を求めましょう。契約開始日を明確にしておくことも重要です。

管理会社内の引継ぎ

旧管理会社と新管理会社の間で、物件情報や入居者に関するデータの引継ぎが行われます。トラブル防止のため、必要な情報が正確に伝達されているか確認することが大切です。

入居者に通知

最後に、管理会社の変更について入居者に通知します。新しい管理会社の連絡先や、家賃支払い方法の変更など、入居者にとって必要な情報を分かりやすく伝えましょう。この通知をスムーズに行うことで、入居者の混乱を防ぐことができます。

Documents 賃貸管理会社変更の必要書類

賃貸管理会社を変更する際には、物件や入居者の情報を引き継ぐために多くの書類が必要になります。それぞれの書類の内容や入手方法を事前に確認しておきましょう。

管理委託契約書

管理委託契約書は、現在の管理会社との契約内容を明確に記した重要な書類です。特に契約解除や引継ぎに関わるポイントを確認することが大切です。具体的な確認ポイントを解説します。

契約期間と更新条件

まずは契約期間を確認しましょう。

• 自動更新の有無：契約期間が終了すると自動的に更新される場合があります。解約をスムーズに進めるため、更新時期を把握しておきましょう。
• 更新条件：更新料や更新時の変更可能項目が記載されていることが多いです。これも併せて確認してください。

解約通知の期限

解約する際に、事前に通知すべき期限が記載されています。一般的には契約終了の1～3か月前までに通知することが必要です。この期限を守らないと、解約が遅れたり追加費用が発生したりする可能性があるため、注意しましょう。

解約条件とペナルティ

契約を途中で解約する場合、違約金や追加費用が発生する場合があります。以下の点をチェックしてください。

• 短期解約違約金：契約後すぐの解約に違約金が発生するケースがあります。
• 通知遅延のペナルティ：解約通知が期限を過ぎた場合に、翌月分の管理費が請求される可能性。
• 損害補填費用：管理会社が新たに発生した費用（広告費や手数料など）を請求する場合もあります。

管理業務の範囲

管理会社が具体的にどのような業務を行っているかを把握しておくことは、新しい管理会社を選ぶ際の参考になります。契約書には以下のような業務が記載されています

• 家賃の集金や督促
• 建物の定期清掃や設備管理
• 修繕対応の範囲と負担割合

現行のサービス内容をしっかり理解し、新しい管理会社に必要な条件を伝えられるようにしましょう。

費用の内訳と精算方法

管理費やその他の手数料についても確認しましょう。特に、以下のポイントが重要です。

• 管理費の精算タイミング：解約時の月割りや日割り計算が明記されているか。
• 追加費用の有無：通常の管理費以外に、解約時に発生する追加費用がないかを確認してください。

トラブル対応の条項

入居者とのトラブルや設備修繕の費用負担など、問題が発生した際の対応方針が記載されています。特に、責任分担が明確になっているかどうかを確認することが大切です。

賃貸借契約書

物件ごとの賃貸契約内容をまとめた書類で、入居者との契約条件が記載されています。オーナー様が保管している場合もありますが、もし手元になければ管理会社に写しを確認しましょう。

レントロール/家賃収支報告書

賃貸物件の収益状況を一覧にした書類です。物件ごとの賃料や空室情報が記載されています。通常、管理会社が作成・管理しているため、変更時に提供を依頼します。

入居者の申込書

入居時に入居者が記入した申込書で、入居者の基本情報や緊急連絡先が記載されています。管理会社が保管しており、コピーの提供を受ける形となります。

住民住民票や本人確認書類（写し）

住民本人元確認に必要な書類です。変更の際は管理会社から住民票や免許証などの写しを引き継ぎます。

入居者が加入する保険内容

入居者が契約している火災保険や損害保険の内容を記載した書類です。保険契約が有効であることを確認し、新管理会社にも伝えます。

入居者が加入する家賃保証会社の契約書

家賃保証会社との契約内容を記した書類です。家賃滞納対応時などに関わるため、内容を詳細に確認してから行きましょう。

保証人承諾書

入居者が契約時に提出した保証人の承諾書です。保証人の連絡先や関係性が記載されているため、変更後も正確な情報が必要です。

保証人の印鑑証明書

保証人の法的な同意を証明する書類です。入居時に取得されていることが多いため、管理会社から引き継ぎます。

建物管理業務報告書

管理会社がこれまで行ってきた建物管理の記録です。清掃やメンテナンスの内容が記載されています。現在の管理会社が保管しているため、直接依頼して入手できます。

リフォーム履歴報告書

物件のリフォームや修繕の履歴を記録した書類です。変更後の管理にも影響するため、正確な情報を引き継ぐことが重要です。

法定の定期検査報告書

建物の安全性を確認するための定期検査の記録です。管理会社が提案している場合が多く、変更確認しておきましょう。

滞納履歴管理表

過去の家賃滞納状況を記録した書類です。未回収分の家賃や今後の対応を把握するために必要です。

Trouble 賃貸管理の変更でよくあるトラブル

賃貸管理会社の変更を進める際、手続きが複雑であることからトラブルが発生する場合があります。ここでは、よくある問題とその具体例を解説します。

解約通知後から業務がずさんになる

解約通知を出した途端、現行の管理会社が業務を適切に行わなくなるケースがあります。具体的な例としては以下のようなものがあります。

• 修繕依頼を無視されたり、対応が遅くなったりする。
• 入居者からの問い合わせに対する対応が不十分になる。
• 定期報告書の作成や送付が行われなくなる。
• 清掃や点検業務が手抜きされる。

これらの行為は、オーナーだけでなく入居者にも影響を及ぼし、退去希望者が増える原因にもなり得ます。

入居者から不満の声があがる

管理会社変更のプロセスで、入居者に十分な情報共有が行われないと、次のような問題が生じます。

• 「新しい管理会社の連絡先がわからない」といった混乱。
• 引継ぎ不備で修繕やクレーム対応が遅れる。
• 突然の通知により、「管理が行き届いていないのではないか」という不信感を抱く。
• 家賃の支払先変更がスムーズに行われず、入金トラブルが発生する。

入居者の不満が大きくなると、管理会社変更後の収益にも影響を及ぼす可能性があります。

サブリースのため解約できない

サブリース契約（家賃保証契約）がある物件の場合、オーナーの意思だけで解約が進められないことがあります。以下はよくある事例です。

• 「契約期間中は途中解約不可」と契約書に明記されている。
• サブリース解除には多額の違約金が発生する。
• サブリース会社が解約を拒否し、交渉が長期化する。

特に契約内容を十分に確認せずに解約を進めると、法的なトラブルに発展する場合もあります。

違約金がかかった

契約内容によっては、管理会社変更に際して違約金や追加費用が発生することがあります。主な例は以下の通りです。

• 通知期限を過ぎて解約した場合、翌月分の管理料が発生。
• 契約期間内の解約により、短期解約違約金が請求される。
• 「管理業務準備費用」などの名目で、予想外の費用を請求される。

これらの費用が発生すると、変更後の利益を圧迫する可能性があるため注意が必要です。

Poiunts 賃貸管理会社をトラブルなく
変更するポイント

賃貸管理会社を変更する際には、事前準備や細やかな対応が重要です。以下のポイントを押さえておくことで、スムーズな変更を実現できます。

各種保証の継続有無をチェック

管理会社を変更すると、これまで利用していた保証が継続されない場合があります。以下の保証について必ず確認しましょう。

• 入居者の滞納保証会社の保証：入居者が利用している家賃保証会社との契約が、新しい管理会社に引き継がれるか確認が必要です。
• サブリース保証：サブリース契約がある場合、管理会社変更によって契約が解除される可能性があります。新しい管理会社との契約で、同等の保証内容が提供されるか確認しましょう。
• 工事の保証：これまでの管理会社が行った修繕工事の保証期間や内容を確認し、新しい管理会社にも共有しておくことが重要です。

家賃振込先口座の変更

管理会社変更後、家賃の振込先口座が変更になることを入居者に周知しましょう。

振込先変更の連絡が不十分だと、旧管理会社に誤って振り込まれる可能性があります。振込先変更の案内文を作成し、期日や振込方法を明記してください。

必要書類を可能な限り揃え新管理会社へ要望を細かく伝える

新しい管理会社がスムーズに業務を開始できるよう、必要書類をあらかじめ準備しておきます。

管理委託契約書、レントロール、入居者の情報などを揃えましょう。物件の詳細や希望する管理内容を伝えることで、管理品質の向上が期待できます。

管理会社変更のメリットを入居者へ伝える

管理会社が変更になると、入居者は不安を感じることがあります。変更のメリットを具体的に伝え、安心感を与えましょう。

修繕対応の迅速化やサービス向上など、入居者にとってのメリットを強調します。説明会や書面、メールなどでしっかり情報を共有してください。

契約期間と違約金の有無をチェック

現在の管理会社との契約内容を確認し、以下の点を明確にしておきましょう。

契約期間が残っている場合、途中解約に違約金が発生する可能性があります。違約金の条件や金額を把握し、計画的に解約通知を出すことが重要です。

融資元の銀行にも変更を伝えておく

物件に関して融資を受けている場合、管理会社変更の情報を融資元の銀行にも伝える必要があります。

管理会社が変更されると、融資条件に影響を及ぼす場合があります。銀行に連絡を入れ、必要な手続きがないか確認しましょう。

Independent 自主管理に変更したい場合

賃貸管理会社を介さず、自主管理に切り替える場合は、いくつかの手続きを行う必要があります。

• 開業届の提出：賃貸収入が一定以上になる場合、税務署へ開業届を提出する必要があります。

融資を受けている銀行への説明：管理方法の変更が融資契約に影響を与える可能性があるため、銀行へ事前に相談しましょう。

• 入居者への通知：管理会社変更時と同様に、家賃の振込先や緊急連絡先の変更を入居者へ案内する必要があります。
• 契約書や重要書類の管理：賃貸借契約書やレントロール、入居者の保険や保証会社の契約書など、管理業務に必要な書類を一括管理できる状態に整えます。
• 保険契約の見直し：建物や設備に関する保険契約が管理会社経由で結ばれている場合、自主管理移行後に更新・再契約が必要です。
• 緊急対応の体制整備：修繕業者や鍵業者、清掃業者など、必要時にすぐ連絡できる協力業者をリストアップしておくことが重要です。

Case 賃貸管理会社変更を
検討すべきケース

賃貸管理会社を変更する際は、単に「管理費用が安くなる」という理由だけで判断するのはおすすめできません。以下では、具体的に変更を検討すべきケースを紹介します。

空室が3ヶ月以上埋まらない

空室が長期間続く場合、現行の管理会社の客付け力やマーケティングが不足している可能性があります。例えば、適切な家賃設定ができていない、物件の魅力を引き出す提案が不十分であるなど、改善の余地がある場合は管理会社の変更を検討すべきです。

管理費用が合計で5%を超える

通常、賃貸管理費用は家賃の3～5%程度が相場とされています。これを大幅に超える場合、コストパフォーマンスに疑問が生じることがあります。ただし、単に費用を下げることだけを目的にすると、サービスの質が低下する可能性もあるため注意が必要です。

管理会社の質が悪く本業に影響がある

「管理会社の対応が遅い」「連絡が取れない」「トラブル解決が不十分」など、質の低いサービスが継続すると、オーナー自身の時間やストレスが増加し、本業に影響を与えることもあります。こうした状況が続く場合は、別の管理会社への変更を視野に入れるべきです。

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